E não basta apenas a organização física que é sim muito importante. E por isso mesmo a necessidade de espaços funcionais de trabalho. Falo também da organização virtual, cada dia mais imprescindível.
(Como boa arquiteta, meu trabalho é organizar espacos - e me saio bem neles desde porta malas, geladeiras, casas e interiores até meu próprio espaço de trabalho dentro dos notes, tablets e smartphones. E não riam, isso é muito sério.)
Como eu faço?
Cada lugar para uma coisa, cada coisa em seu lugar. Desde o início. É muito mais simples não deixar a bagunça se instalar que lidar com uma faxina em meio ao caos.
Tenho o costume de organizar pastas para tudo no note. De fotos à clientes, de pesquisas à inspirações. Minhas fotos são separadas por assuntos, pessoas, locais, comidas, etc. E sub separadas em cores, datas, anos, etc. Parece complexo, mas é simples. E muito mais eficaz na hora em que preciso de algo. De tempos em tempos, vão para o HD externo. E os mais importantes vão para a nuvem, em um lugar especial de grande armazenagem.
Para os clientes tenho dois espaços. Os de trabalhos já feitos estão na pasta escritório, sub pasta clientes. Os atuais estão na nuvem, na pasta clientes. Assim posso acessa-los de qualquer lugar. Tiro fotos no celular, elas vão para o Google Photos. Em seguida organizo em um álbum próprio. No Dropbox organizo a pasta com os demais dados.
Funciona assim: cliente novo, abro uma pasta com contato, orçamento, briefing. Depois do aceite, separo em sub pastas de documentos, fotos, espacos a trabalhar, execução, propostas, obra final.
Nas sub pastas de ambientes, coloco as fotos do local, os componentes que vou gerando e usando (trabalho com o sketchup e os blocos são chamados de componentes). Junto vão os materiais que uso - é mais simples e rápido usá-los nessa pasta, já com as referências de nomes, para que os ache para as planilhas de orçamento e detalhamento. (Obs: vi no snap da Arquiteta e Engenheira Paola Cury as planilhas que ela faz de orçamento e adorei a sugestão de colocar a foto do material que o cliente escolheu junto com o preço e referência. Vou adotar, é uma grande sacada e economiza tempo e confusão. Aliás sigam a Paola, ela é ótima - no snap é pacury ).
Os nomes dos arquivos de cad e sketchup também recebem nomeações que me permitem seguir as alterações. Eu uso números. Pior coisa é sair procurando qual é o mais novo. Na hora a gente lembra, mas se você vai revisitar um projeto alguns anos depois, esse processo se complica se não for bem assinalado. E guardar a memória dos projetos é super importante. Não é incomum clientes ligarem anos após pedindo detalhes do projeto para alguma revisão ou conserto que se necessite. Também é uma boa dica fazer uma memória fotográfica das obras, principalmente nos encanamentos e partes internas. #ficaadica
Clientes: tudo bem, você é cliente e não precisa de toda essa organização já que contratou um arquiteto para fazer isso por você. Certo? Meio certo. Os arquitetos devem guardar documentos e projetos, é certo. Mas seria de todo interessante que você também guardasse esses documentos que o profissional te repassa. Uma pasta física - dessas de separações plásticas - ajuda bastante. É prática, barata e pode ser rapidamente organizada por assuntos. E criar uma pasta virtual com os dados que o arquiteto manda também é interessante. Provavelmente ele vai entregar um CD ou um pen drive com o projeto final. É bom que seja etiquetado e guardado em um local de fácil acesso.
E por fim, um lembrete bem bacana de por onde começar a organizar quando estamos sobrecarregados. Achei na web e guardei na pasta "dicas para organizar".
E vocês? Como se organizam? Tem alguma dica para nos dar? Vou adorar saber.
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